Der Arbeitnehmer hat bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses gemäß § 109 Gewerbeordnung (GewO) gegenüber dem Arbeitgeber einen gesetzlichen Anspruch auf Erteilung eines Arbeitszeugnisses. Bis zur Einfügung der Regelung des § 109 GewO zum 01.01.2003 mit einer Änderung der Gewerbeordnung war der Anspruch auf ein Arbeitszeugnis noch in § 630 BGB geregelt. Seit der Änderung der Gewerbeordnung gilt § 630 BGB aber nicht mehr für Arbeitnehmer, sondern lediglich noch für die Erteilung eines Arbeitszeugnisses für sonstige Dienstverpflichtete. Je nach Inhalt des Arbeitszeugnisses unterscheidet man zwischen einem einfachen und einem qualifizierten Arbeitszeugnis.

Ein einfaches Arbeitszeugnis beinhaltet nur die gesetzlichen Mindestanforderungen. In diesem einfachen Arbeitszeugnis erfolgt keine Bewertung der Leistung und des Verhaltens, sondern es enthält nur Angaben zu Art und Dauer der Tätigkeit. Einfache Zeugnisse werden erteilt, wenn das Arbeitsverhältnis nur eine kurze Dauer hatte oder wenn der Arbeitnehmer selber meint, ein qualifiziertes Arbeitszeugnis würde nicht negativ ausfallen. Der Arbeitnehmer kann aber auch verlangen, dass sich das Zeugnis zusätzlich auf die Leistung und das Verhalten im Arbeitsverhältnis erstreckt (§ 109 Abs. 1 Satz 3 GewO). Erstreckt sich das Zeugnis auch auf Leistung und Verhalten, spricht man von einem qualifizierten Arbeitszeugnis. In der Regel wird das Arbeitszeugnis bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses erteilt. Nicht gesetzlich geregelt ist das so genannte Zwischenzeugnis. Ein Zwischenzeugnis kann von dem Arbeitnehmer bereits während des laufenden Arbeitsverhältnisses verlangt werden, wenn hierfür ein berechtigtes Interesse oder ein triftiger Grund besteht, wie z.B. längere Arbeitsunterbrechungen, ein Vorgesetztenwechsel oder eine Änderung der Tätigkeit.

Gemäß § 109 GewO ist das Arbeitszeugnis in Schriftform zu erteilen; eine Erteilung in elektronischer Form ist nicht zulässig. Das Arbeitszeugnis ist eigenhändig zu unterzeichnen; allerdings muss die Unterzeichnung nicht unbedingt durch den Arbeitgeber oder den gesetzlichen Vertreter selbst, sondern es kann auch durch einen innerbetrieblichen Vertreter, der aber gegenüber dem Arbeitnehmer zumindest eine Vorgesetztenfunktion innegehabt haben muss, vorgenommen werden. Bestandteil des Arbeitszeugnisses ist die Aufnahme des Ausstellungsdatums; das Ausstellungsdatum ist das Datum, wann das Arbeitszeugnis tatsächlich ausgestellt wurde und nicht das Datum der Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Eine “Rückdatierung” ist allerdings von dem Arbeitgeber dann vorzunehmen, wenn er das Arbeitszeugnis trotz einem Verlangen des Arbeitnehmers nicht zeitnah erteilt hat.

Mit einigen Einschränkungen liegt die konkrete Formulierung des Arbeitszeugnisses im Ermessen des Arbeitgebers. Neben den gesetzlichen Anforderungen nach § 109 Abs. 2 GewO bei der Abfassung des Arbeitszeugnisses, dass es klar und verständlich sein muss und keine Merkmale oder Formulierungen enthalten darf, die eine andere als aus der äußeren Form oder dem Wortlaut ersichtliche Aussage treffen (z.B. Verwendung von Geheimzeichen), hat der Arbeitgeber die Prinzipien der Vollständigkeit, der Einheitlichkeit sowie der Zeugniswahrheit zu beachten. Allerdings soll das Zeugnis auch wohlwollend formuliert sein und das berufliche Fortkommen des Arbeitnehmers nicht erschweren. Insbesondere das Erfordernis der wohlwollenden Formulierung und die Zeugniswahrheit stehen in der Praxis häufig oftmals in einem Spannungsverhältnis und führen zu Streitigkeiten.

Ein Arbeitszeugnis beginnt üblicherweise mit persönlichen Angaben zu dem Arbeitnehmer, einer Beschreibung des Unternehmens sowie einer Nennung der Aufgaben und Tätigkeiten des Arbeitnehmers.

Darauf folgt die Beurteilung der Leistung und des Erfolges mit Einzelkomponenten wie die Arbeitsbereitschaft, die Arbeitsbefähigung, Wissen und Weiterbildung, die Arbeitsweise und der Arbeitserfolg. Bei außertariflichen und leitenden Angestellten sollten zudem Angaben über Führungsumstände und -erfolg aufgenommen werden. Bei Zugrundelegung einer Notenskala von 1 bis 5 hat sich im Zeugnis die Bewertung der Leistung und des Erfolges abschließend eine zusammenfassende Leistungsbeurteilung in folgender bzw. ähnlicher Form durchgesetzt:

Note 1: Er/Sie hat die ihm/ihr übertragenen Aufgaben stets zu unserer vollsten Zufriedenheit erledigt.
Note 2: Er/Sie hat die ihm/ihr übertragenen Aufgaben stets zu unserer vollen Zufriedenheit erledigt.
Note 3: Er/Sie hat die ihm/ihr übertragenen Aufgaben zu unserer vollen Zufriedenheit erledigt.
Note 4: Er/Sie hat die ihm/ihr übertragenen Aufgaben zu unserer Zufriedenheit erledigt.
Note 5: Er/Sie hat ihm/ihr übertragenen Aufgaben im Großen und Ganzen zu unserer Zufriedenheit erledigt.

Der Beurteilung der Leistung und des Erfolges folgt eine Bewertung des Sozialverhaltens gegenüber Internen (Kollegen und Vorgesetzten) sowie Externen (z.B. Kunden). Der Beendigungsgrund ist in das Zeugnis nur auf Wunsch des Arbeitnehmers aufzunehmen. Regelmäßig endet das Arbeitszeugnis mit einer Dankes-Bedauern-Formel sowie Zukunftswünschen, wobei allerdings auf eine solche Schlussformulierung kein Anspruch des Arbeitnehmers besteht.

Den Anspruch auf Erteilung eines Arbeitszeugnisses kann der Arbeitnehmer wie auch den Anspruch auf Zeugnisberichtigung im Klagewege vor dem Arbeitsgericht geltend machen. Zu beachten ist, dass der Arbeitnehmer bei einer begehrten Zeugnisberichtigung gemäß dem Grundsatz der Zeugniswahrheit einen Anspruch lediglich auf ein Arbeitszeugnis hat, welches dann auch tatsächlich seinen Leistungen und seinem Verhalten entspricht. Allerdings gehen die Meinungen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses hierüber nicht selten auseinander. Zudem stellt sich das Problem, dass die vorgenommene Beurteilung nicht immer klar und eindeutig ist. Auch wenn ein Arbeitszeugnis klar und verständlich formuliert sein muss, ist in der Praxis häufig genau das Gegenteil festzustellen. Bei kritischer Prüfung drücken scheinbar positive Formulierungen oft nur eine unterdurchschnittliche Bewertung aus. Bei der Darlegungs- und Beweislast hat sich im Normalfall im gerichtlichen Verfahren folgende Verteilung herausgebildet: Dreh- und Angelpunkt der Bewertung ist eine durchschnittliche Bewertung (Note 3). Wurde bereits ein durchschnittliches oder gar überdurchschnittliches Arbeitszeugnis erteilt, muss der Arbeitnehmer darlegen und gegebenenfalls auch beweisen, dass er besser als der Durchschnitt war und Anspruch auf ein besseres Arbeitszeugnis hat. Wurde dagegen kein durchschnittliches, sondern nur ein unterdurchschnittliches Arbeitszeugnis erteilt, liegt die Darlegungs- und Beweislast, dass der Arbeitnehmer tatsächlich nur unterdurchschnittlich war, beim Arbeitgeber.