Ein Dienstwagen (oder auch Firmenwagen) ist ein Kraftfahrzeug, welches dem Arbeitnehmer vom Arbeitgeber zur Erledigung seiner Aufgaben zur Verfügung gestellt wird. Sinnvoll ist die Zurverfügungstellung eines Dienstwagens vor allem dann, wenn der Arbeitnehmer – dieses betrifft zum Beispiel Servicetechniker und Außendienstmitarbeiter – häufig unterwegs sind und Termine außerhalb des Betriebes bzw. der Dienststelle wahrzunehmen haben. Müssten diese Arbeitnehmer zur Erledigung ihrer Aufgaben ihren eigenen PKW zur Verfügung stellen, hätte der Arbeitnehmer gegen den Arbeitgeber einen Aufwendungsersatzanspruch, so dass die Zurverfügungstellung eines Dienstwagens zumeist die kostengünstigere Variante ist. Ferner erhalten Mitglieder der Geschäftsleitung oder des mittleren Führungskreises eines Unternehmens häufig ebenfalls einen Dienstwagen. Der Dienstwagen zählt heute aufgrund seiner repräsentativen Funktion zu den Statussymbolen des Unternehmensmanagements.

Voraussetzung für die Überlassung eines Dienstwagens ist eine entsprechende Vereinbarung zwischen dem Arbeitgeber und dem Arbeitnehmer. Ob ein überlassener Dienstwagen von dem Arbeitnehmer auch privat genutzt werden darf, wobei bereits die Überlassung des Dienstwagens für den Weg zwischen Wohnort und Arbeitsstätte eine private Nutzung darstellt, hängt von dem konkreten Inhalt der getroffenen Vereinbarung ab. Wird der Dienstwagen dem Arbeitnehmer nur zur dienstlichen Nutzung zur Verfügung gestellt, handelt es sich lediglich um ein Arbeitsmittel; der Arbeitnehmer ist in diesem Fall nicht berechtigt, den Dienstwagen auch privat zu nutzen und der Arbeitgeber kann jederzeit die Herausgabe des Dienstwagens verlangen. Regelmäßig vereinbaren die Parteien jedoch, dass der Arbeitnehmer berechtigt ist, den Dienstwagen auch privat zu nutzen. Grundsätzlich trägt in diesem Fall der Arbeitgeber für die Nutzung des Dienstwagens sämtliche Betriebs- und Unterhaltskosten; es ist aber zulässig, eine Beteiligung des Arbeitnehmers hieran, z.B. durch die Übernahme der Benzinkosten für Privatfahrten, zu regeln. Die private Nutzungsmöglichkeit des Dienstwagens stellt einen geldwerten Vorteil dar und ist als Arbeitsentgelt zu versteuern.

Bei der Arbeitsunfähigkeit des Arbeitnehmers ist zu differenzieren, ob dem Arbeitnehmer der Dienstwagen auch zur privaten Nutzung überlassen wurde. Der nur zur dienstlichen Nutzung überlassene Dienstwagen kann jederzeit heraus verlangt werden, erst recht im Falle der Arbeitsunfähigkeit, schon weil der Arbeitnehmer die Arbeitsleistung als Gegenleistung nicht erbringt und den Dienstwagen auch nicht benötigt. Anders ist es dagegen, wenn der Dienstwagen auch zur privaten Nutzung überlassen wurde. Da der Arbeitgeber im Falle der Arbeitsunfähigkeit des Arbeitnehmers verpflichtet ist, Entgeltfortzahlung nach den Bestimmungen des EFZG zu zahlen und der zur privaten Nutzung überlassene Dienstwagen Entgelt in Form eines Sachbezuges darstellt, ist der Arbeitgeber, wenn die Arbeitsvertragsparteien keine abweichenden Regelungen getroffen haben, verpflichtet, dem Arbeitnehmer auch den Dienstwagen als Sachbezug so lange zur Verfügung zu stellen, wie er Entgeltfortzahlung zu zahlen hat. Nach Ablauf des gesetzlichen Entgeltfortzahlungszeitraumes von sechs Wochen hat der Arbeitnehmer den Dienstwagen allerdings herauszugeben.

Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses ist der Dienstwagen von dem Arbeitnehmer grundsätzlich herauszugeben. Eindeutig ist dieses, wenn der Dienstwagen ausschließlich zur dienstlichen Nutzung überlassen wurde, weil in diesem Fall der Arbeitgeber den Dienstwagen ohnehin jederzeit entschädigungslos heraus verlangen kann. Unproblematisch sind auch die Fälle, in denen das Arbeitsverhältnis einvernehmlich oder durch eine Kündigung endet, welche von dem Arbeitnehmer nicht mit einer Kündigungsschutzklage angegriffen wird. Auch dann ist von dem Arbeitnehmer der Dienstwagen zum Zeitpunkt der Beendigung des Arbeitsverhältnisses herauszugeben. Zu Auseinandersetzungen führen dagegen die Fälle, in denen der Dienstwagen zur privaten Nutzung überlassen wurde und der Arbeitnehmer gegen eine erklärte Kündigung mit einer Kündigungsschutzklage vorgeht. Mit Ausnahme des Falles, dass die Kündigung offensichtlich unwirksam ist, ist auch hier der Arbeitnehmer (zunächst) zur Herausgabe des Dienstwagens verpflichtet. Stellt sich die Kündigung allerdings im Nachhinein als unwirksam heraus, muss der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer für die Dauer des Entzuges des Dienstwagens den Wert der privaten Nutzung als Schadensersatz erstatten.

Die (ganz oder teilweise) unentgeltliche Überlassung eines Dienstwagens auch zur privaten Nutzung stellt nach dem Lohnsteuerrecht einen geldwerten Vorteil und Arbeitslohn in Form eines Sachbezuges dar; die private Nutzungsmöglichkeit des Dienstwagens muss entsprechend versteuert werden. Die Versteuerung des Dienstwagens kann nach Wahl über einen Einzelnachweis der auf die Privatfahrten entfallenden Aufwendungen mittels Fahrtenbuch oder pauschaliert nach der 1%-Methode erfolgen. Bei der pauschalierten Ermittlung wird der monatliche Nutzungsvorteil des Dienstwagens mit 1 % des auf volle 100 Euro abgerundeten Bruttolistenpreises zuzüglich für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte 0,03 % des Listenpreises je Entfernungskilometer angesetzt. Maßgeblich für den Bruttolistenpreis ist die Preisempfehlung zum Zeitpunkt der Erstzulassung, dieses gilt auch, wenn dem Arbeitnehmer lediglich ein älterer gebrauchter Dienstwagen zur Verfügung gestellt wird.

Der Dienstwagen ist häufig Objekt arbeitsrechtlicher Auseinandersetzungen; viele dieser Auseinandersetzungen können verhindert werden, wenn die Überlassung des Dienstwagens klar und eindeutig geregelt wurde. Als Fachanwalt für Arbeitsrecht empfehlen wir Ihnen daher, bereits im Vorfeld die Einzelheiten der Überlassung des Dienstwagens möglichst konkret, klar und vollständig in einer Dienstwagenüberlassungsvereinbarung zu regeln. So können etwa Unklarheiten darüber, was für ein Dienstwagen dem Arbeitnehmer zur Verfügung zu stellen ist, vermieden werden, wenn bereits in der Überlassungsvereinbarung konkret der Dienstwagen bzw. die Kategorie (Fabrikat, Typ, Ausstattung, Preisobergrenze) und wer den Dienstwagen bei nur rahmenmäßiger Bestimmung auswählt.