In vielen Berufen ist es üblich, dass ein Arbeitnehmer einen Dienstwagen durch seinen Arbeitgeber gestellt bekommt. Dieses gilt vor allem dann, wenn der Arbeitnehmer (zum Beispiel Servicetechniker und Außendienstmitarbeiter) häufig Termine außerhalb des Betriebes bzw. der Dienststelle wahrzunehmen hat. Hier stellt sich natürlich für den Arbeitnehmer die Frage, ob und in welchem Umfang er den überlassenen Dienstwagen auch privat nutzen darf. Vor diesem Hintergrund sollten zwischen den Arbeitsvertragsparteien bei der Überlassung des Dienstwagens klare Absprachen hinsichtlich der Nutzung und Überlassung getroffen werden, wobei sich eine schriftliche Dienstwagenvereinbarung als sinnvoll erweist. So können Missverständnisse beim Umfang der Privatnutzung sicher vermieden werden.

Mit Hilfe einer Dienstwagenvereinbarung lassen sich Missverständnisse und Unklarheiten zu den Nutzungsrechten des Arbeitnehmers im Zusammenhang mit dem ihm überlassenen Dienstwagen im Vorfeld klären, wodurch spätere Auseinandersetzungen vermieden werden können. Hierbei sollten folgende Regelungen in der Dienstwagenvereinbarung enthalten sein:

• Art des Dienstwagens (Fahrzeugmodell/Leistungsklasse/Typ/Preisgrenzen)
• Wer übernimmt die Auswahl des Dienstwagens?
• In welchem Umfang ist die Privatnutzung des Dienstwagens erlaubt?
• Ist eine Überlassung des Dienstwagens an Dritte (z.B. Familienangehörige) möglich?
• Bei vereinbarter Privatnutzung: Regelung der Übernahme der Steuern und ggfs. Kostenbeteiligung des Arbeitnehmers
• Umfang der Haftung bei Beschädigung des Dienstwagens, Regelung des Versicherungsschutzes
• Behandlung des Dienstwagens bei einer Kündigung

In dem Fall, dass bezüglich der privaten Nutzung eines Dienstwagens keine Absprachen getroffen wurden, muss grundsätzlich davon ausgegangen werden, dass der Dienstwagen lediglich für Dienstfahrten benutzt werden darf. Dies folgt aus der Tatsache, dass die Überlassung des Dienstwagens an sich nur für Dienstfahrten vorgesehen ist und nicht etwa für private Fahrten. Fehlt also eine Absprache bezüglich der Privatnutzung eines Dienstwagens, gilt der Grundsatz, dass die Nutzung des Dienstwagens nur für dienstliche Zwecke erfolgen darf. Nutzt der Arbeitnehmer ohne Absprache und/oder Erlaubnis des Arbeitgebers einen nicht zur Privatnutzung überlassenen Dienstwagen privat, liegt ein vertragswidriges Verhalten des Arbeitnehmers vor.

In dem Fall, dass ein Arbeitnehmer trotz fehlender Absprache und somit ohne die notwendige Erlaubnis den Dienstwagen privat nutzt, kann hieraus ein Schadensersatzanspruch des Arbeitgebers, der den Dienstwagen überlassen hat, erwachsen. Hierbei ist es nicht relevant, ob während der Privatnutzung des Dienstwagens ein tatsächlicher Schaden in Form eines Sachschadens an dem Fahrzeug entstanden ist. Der Schaden, den der Arbeitgeber hier erleidet, besteht bereits in den Nutzungskosten des Dienstwagens. Weiterhin begeht ein Arbeitnehmer, der einen Dienstwagen ohne Absprache auch privat nutzt, einen Verstoß gegen seine arbeitsvertraglichen Pflichten. Je nach Schwere der Pflichtverletzung kann in einem solchen Fall eine Abmahnung, in Ausnahmefällen sogar eine außerordentliche Kündigung durch den Arbeitgeber gerechtfertigt sein. Der abredewidrige Gebrauch des Dienstwagens durch den Arbeitnehmer kann zudem – in strafrechtlicher Hinsicht – den Straftatbestand des § 248 b StGB (Unbefugter Gebrauch eines Fahrzeugs) erfüllen.

Die (ganz oder teilweise) unentgeltliche Überlassung eines Dienstwagens auch zur privaten Nutzung stellt als Sachbezug einen Entgeltbestandteil dar; nach dem Lohnsteuerrecht ist die private Nutzungsmöglichkeit des Dienstwagens als geldwerter Vorteil entsprechend zu versteuern. Konsequenz der Behandlung des Dienstwagens als Entgeltbestandteil ist ferner, dass die Überlassung des Dienstwagens zur privaten Nutzung grundsätzlich nur soweit und solange geschuldet ist, wie der Arbeitnehmer auch Anspruch auf Zahlung des Entgelts hat. Sofern keine abweichenden Vereinbarungen getroffen wurden, hat der Arbeitnehmer deshalb auch bei einer längeren Arbeitsunfähigkeit den Dienstwagen nach Ablauf des Entgeltfortzahlungszeitraumes an den Arbeitgeber herauszugeben.