Unter Arbeitspapieren sind alle Dokumente zu verstehen, die ein Arbeitgeber dem Arbeitnehmer bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses übergibt. Zu den wichtigsten Arbeitspapieren gehören die Arbeitsbescheinigung und das Arbeitszeugnis. Bis zum Jahr 2010 zählte die Lohnsteuerkarte ebenfalls zu den wichtigen Arbeitspapieren. Die Lohnsteuerkarte wurde im Jahr 2010 zum letzten Mal ausgestellt. Nunmehr werden die zur Lohnsteuererfassung notwendigen Daten elektronisch an die Finanzämter übermittelt. Zwar traten bei dieser Umstellung Verzögerungen auf, so dass die Lohnsteuerkarte weiterhin für das Jahr 2012 gültig ist, aber die zur Lohnsteuererfassung notwendigen Informationen werden bereits elektronisch übermittelt, so dass die Lohnsteuerkarte nicht mehr zu den Arbeitspapieren zählt.

Die Arbeitspapiere lassen sich einteilen in Dokumente und Unterlagen die ein Arbeitnehmer bei der Aufnahme eines Arbeitsverhältnisses seinem Arbeitgeber übergeben muss. Zu den wichtigen Arbeitspapieren gehören:

• Der Sozialversicherungsausweis, § 18 h SGB IV
• Die Lohnnachweiskarte (nur im Baugewerbe beachtlich, seit 2016 elektronisch)
• Das Gesundheitszeugnis § 43 Abs. 1 IfSG (gilt nur für Tätigkeiten im Lebensmittelbereich)
• Die Arbeitserlaubnis bzw. Arbeitsgenehmigung-EU ( § 284 SGB III nur bei Ausländern aus Nicht-EU-Staaten von Relevanz)

Mit der Beendigung des Arbeitsverhältnisses hat der Arbeitgeber die Pflicht, dem Arbeitnehmer folgende Arbeitspapiere auszuhändigen. Gegebenenfalls hat der Arbeitnehmer die Möglichkeit, diese Arbeitspapiere vor dem Arbeitsgericht einzuklagen.

• Der Sozialversicherungsnachweis
• Das Arbeitszeugnis, § 109 Abs. 1 Gewerbeordnung, § 630 BGB
• Die Arbeitsbescheinigung nach § 312 Abs. 1 SGB III
• Unterlagen über die Betriebliche Altersversorgung
• Die Urlaubsbescheinigung § 6 Abs. 2 Bundesurlaubsgesetz

Bei Beginn seiner Tätigkeit hat der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber verschiedene Arbeitspapiere vorzulegen. Zu diesen Arbeitspapieren gehören unter anderem der Sozialversicherungsausweis sowie gegebenenfalls eine Arbeitserlaubnis. Die Lohnsteuerkarte wurde durch die steuerliche Identifikationsnummer ersetzt, der Informationsaustausch geschieht hier elektronisch. Der Arbeitgeber verwaltet und verwahrt die Arbeitspapiere für seinen Arbeitnehmer. Zu beachten ist hier jedoch das der Arbeitgeber im Hinblick auf die Arbeitspapiere kein Zurückbehaltungsrecht hat. Das bedeutet, dass der Arbeitgeber die Arbeitspapiere auf Wunsch des Arbeitnehmers diesem überlassen muss. Am Ende des Arbeitsverhältnisses hat der Arbeitgeber die Pflicht seinem Arbeitnehmer die Arbeitspapiere auszuhändigen.

Bei der Beendigung eines Arbeitsverhältnisses tritt häufig die Frage auf, ob die Arbeitspapiere vom Arbeitgeber am ehemaligen Arbeitsplatz abgeholt werden müssen oder ob der Arbeitgeber sie dem Arbeitnehmer an seinen Wohnsitz zu übergeben hat. Der Arbeitnehmer hat grundsätzlich nur einen Anspruch auf Herausgabe der Arbeitspapiere. Können aus dem Inhalt des Arbeitsverhältnisses keine Rückschlüsse auf den Ort gezogen werden, an dem die Arbeitspapiere zu übergeben sind, so hat die Übergabe der Arbeitspapiere nach § 269 Abs. 1 BGB am Sitz des Gewerbebetriebes des Arbeitgebers zu erfolgen. Somit hat der Arbeitnehmer grundsätzlich die Arbeitspapiere im Betrieb des Arbeitgebers abzuholen (Holschuld).

Außerdem ist in der arbeitsrechtlichen Praxis immer wieder von Bedeutung, vor welchem Gericht die Herausgabeansprüche in Bezug auf die Arbeitspapiere geltend zu machen sind. Nach § 2 Abs. 1 Nr. 3 e Arbeitsgerichtsgesetz sind ausschließlich die Arbeitsgerichte für Rechtsstreitigkeiten über die Herausgabe von Arbeitspapieren sachlich zuständig – unabhängig davon, dass die Arbeitspapiere teilweise auch dem sozialrechtlichen Bereich (z.B. Arbeitsbescheinigung § 312 SGB IV) zuzuordnen sind.