Rückzahlungsklauseln finden sich häufig in Arbeits- und Tarifverträgen und regeln, dass sich der Arbeitnehmer zur Rückzahlung einer Leistung an den Arbeitgeber verpflichtet, wenn das Arbeitsverhältnis vor Ablauf eines bestimmten Zeitraumes oder vor einem bestimmten Stichtag endet. Rückzahlungsklauseln dienen in erster Linie der Absicherung des Arbeitgebers, der mit erbrachten Leistungen zu Gunsten des Arbeitnehmers auch Erwartungen in den Bestand des Arbeitsverhältnisses verknüpft und unter dieser Prämisse Leistungen erbracht hat. Weil es in diesen Konstellationen einen allgemeinen Anspruch auf Rückzahlung nicht gibt, ist maßgeblich, ob eine Rückzahlungsklausel vereinbart wurde und zudem, ob diese wirksam ist. Von der Rechtsprechung anerkannt und regelmäßig vertraglich vereinbart werden Rückzahlungsklauseln im Zusammenhang mit Gratifikationen (z.B. Urlaubsgeld oder Weihnachtsgeld) oder bei Fortbildungen und Weiterbildungen von Arbeitnehmern, für die der Arbeitgeber Kosten übernimmt.

Ausgangslage für eine Rückforderung freiwillig geleisteter Gratifikationen – wie z.B. das Weihnachtsgeld oder das Urlaubsgeld – ist, dass Arbeitgeber damit regelmäßig auch die Betriebstreue belohnen wollen und die Erwartung haben, dass der Arbeitnehmer nicht kurzfristig nach Zahlung der Gratifikation das Arbeitsverhältnis beendet, sondern dem Unternehmen die „Treue hält“. Wenn ein Arbeitnehmer das Arbeitsverhältnis kurzfristig nach der Zahlung kündigt, wird für den Arbeitgeber in einem solchen Fall der Zweck, den er an mit der Zahlung eigentlich verfolgte, nicht erfüllt.

Eine Sonderzahlung mit reinem Entgeltcharakter, also eine (auch indirekte) Gegenleistung für geleistete Arbeit, sowie auch eine Sonderzahlung mit Mischcharakter, die also geleistete Arbeit ebenso wie Betriebstreue belohnen soll, ist stets anteilig durch den Arbeitnehmer verdient. Sie kann also nicht vollständig zurückgefordert werden.

Sonderzahlungen ausschließlich zur Belohnung zur Betriebstreue können u.U. vollständig zurückgefordert werden. Das „klassische“ Weihnachtsgeld ist so ein Anspruch. Solche Sonderzahlungen dürften durch Bindungsklauseln davon abhängig gemacht werden, dass der Arbeitnehmer zu einem bestimmten Zeitpunkt in einem (ungekündigten) Arbeitsverhältnis steht. Aber selbst bei Bestehen einer Rückzahlungsklauseln ist diese nur dann wirksam, wenn die vorgesehene Bindungsdauer in einem angemessenen Verhältnis zur Höhe der Gratifikation steht. Gratifikationen bis zu einem Betrag von 100,00 € können überhaupt nicht zurückgefordert werden, selbst wenn eine Rückzahlungsklauseln vereinbart wurde. Beträgt die Gratifikation mehr als 100,00 €, aber weniger als ein Bruttomonatsgehalt, ist eine Bindung (bei einem Weihnachtsgeld, welches im November bzw. Dezember ausgezahlt wird) bis zum 31.03. des Folgejahres vorgesehen, bei einer Gratifikation von einem Bruttomonatsgehalt und mehr kann die Rückzahlungsklauseln zulässiger Weise sogar eine Bindung bis zum 30.06. des Folgejahres vorsehen.

Wenn Arbeitgeber in die Fortbildung des Arbeitnehmers investieren, erfolgt dies in der Erwartung, dass das Arbeitsverhältnis nach Abschluss der Fortbildung längere Zeit fortbesteht und sich die Investition rentiert. Arbeitgebern geht es bei der Übernahme von Fortbildungskosten häufig um den Schutz ihrer Investition, indem der höher qualifizierte Arbeitnehmer möglichst langfristig gebunden wird. Dem entgegen steht das Interesse des Arbeitnehmers, sich frei bei einer Stellensuche zu bewegen, zumal sich dessen Chancen auf dem Stellenmarkt durch die Fortbildung noch verbessert haben. Unter dieser Prämisse werden in der Praxis Fortbildungsvereinbarungen mit Rückzahlungsklauseln geschlossen. Über eine solche Rückzahlungsklausel verpflichtet sich der Arbeitnehmer zur Rückzahlung von Fortbildungskosten, wenn das Arbeitsverhältnis innerhalb einer bestimmten Frist nach Beendigung der Fortbildung endet. Die Zulässigkeit von Rückzahlungsklauseln ist in der Rechtsprechung grundsätzlich anerkannt, dieses gilt aber nicht ohne Ausnahmen. Maßgeblich kommt es für die Wirksamkeit einer Rückzahlungsklausel auf die Dauer und Kosten der Fortbildung, die vorgesehene Bindungsdauer, Vorteile der Fortbildung für den Arbeitnehmer und die Art der Beendigung des Arbeitsverhältnisses an. Insbesondere sind bei Rückzahlungsklauseln die Dauer der Fortbildung und der Bindung ins Verhältnis zu setzen; als Faustformel gilt, je länger die Fortbildung dauert desto länger kann der Arbeitgeber den Arbeitnehmer auch über eine (ggf. anteilige) Rückzahlungsverpflichtung binden. So rechtfertigt beispielsweise eine Fortbildung von bis zu einem Monat in der Regel nur eine Bindung von bis zu einem halben Jahr, eine 2-monatige Fortbildung in den meisten Fällen allenfalls eine einjährige Bindung und eine Fortbildung mit einer Dauer von 3 bis 4 Monaten eine Bindung von bis zu 2 Jahren. Neben weiteren Voraussetzungen darf zudem der Auslöser der Rückzahlungspflicht allein in der Sphäre des Arbeitnehmers liegen, dieser muss es selber in der Hand haben, durch Betriebstreue einer Rückzahlungspflicht zu entgehen.