Bei bestimmten Erklärungen bzw. Vereinbarungen zwischen den Vertragsparteien sieht der Gesetzgeber ein Schriftformerfordernis vor. Solche Schriftformerfordernisse gelten z.B. für die Beendigung des Arbeitsvertrages durch Kündigung oder Aufhebungsvertrag, aber auch für die Befristung des Arbeitsvertrages. Das Schriftformerfordernis hat für die Vertragsparteien bei weitreichenden und bedeutenden Willenserklärungen eine Warnfunktion und soll vor übereilten Erklärungen schützen; wer dazu verpflichtet ist, seine Erklärung schriftlich niederzulegen und zu unterschreiben, dem werden die Rechtsfolgen seiner Erklärung noch einmal “vor Augen geführt” und er hat mehr Zeit und Anlass, zu überdenken, ob die begehrte Rechtsfolge auch gewollt ist. Auch die Befristung des Arbeitsvertrages stellt eine derart weitreichende Willenserklärung dar, welche der Schriftform bedarf. Einerseits binden sich die Vertragsparteien – sofern nicht ausdrücklich ein Kündigungsvorbehalt aufgenommen wurde – regelmäßig über einen längeren Zeitraum, andererseits stellt die Befristung des Arbeitsvertrages gleichzeitig eine Vereinbarung über die Beendigung des Arbeitsverhältnisses dar. Wegen der Bedeutung dieser Erklärungen hat der Gesetzgeber in § 14 Abs. 4 Teilzeit- und Befristungsgesetz ein Schriftformerfordernis aufgenommen, dass die Befristung des Arbeitsvertrages zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform bedarf.

Die Einhaltung der Schriftform ist von den Arbeitsvertragsparteien in jedem Fall zu beachten, wenn die Befristung des Arbeitsverhältnisses wirksam sein soll. Gesetzlich geregelt sind die Voraussetzungen für das gemäß § 14 Abs. 4 Teilzeit- und Befristungsgesetz bei der Befristung von Arbeitsverträgen einzuhaltende Schriftformerfordernis in § 126 BGB. Danach muss, sofern durch Gesetz (wie hier im Teilzeit- und Befristungsgesetz) die Schriftform vorgeschrieben ist, die Urkunde von dem Aussteller eigenhändig durch Namensunterschrift oder mittels eines notariell beglaubigten Handzeichens unterzeichnet werden. Zur Einhaltung der Schriftform bei Verträgen muss die Unterzeichnung durch die Parteien in der gleichen Form auf derselben Originalurkunde erfolgen. Die “Unterzeichnung” der Urkunde mittels eines Unterschriftenstempels oder einer eingescannten Unterschrift genügt dabei dem Schriftformerfordernis bei der Befristung von Arbeitsverträgen ebenso wenig wie die Übermittlung der von einer Seite bereits unterzeichneten Urkunde an die andere Vertragspartei zum Zweck der Gegenzeichnung durch Fax oder E-Mail. Das Schriftformerfordernis ist auch nur dann erfüllt, wenn es sich um eine “Unterschrift” handelt; die Unterschrift muss den Text räumlich abschließen, so dass eine Unterzeichnung oberhalb des Textes (“Oberschrift”) ebenso wenig zur Einhaltung des Schriftformerfordernisses bei der Befristung des Arbeitsvertrages reicht wie eine Unterzeichnung am Rand des Textes.

Gemäß § 14 Abs. 4 Teilzeit- und Befristungsgesetz bedarf die Befristung des Arbeitsvertrages der Schriftform. Ist die Schriftform nicht eingehalten, ist das Rechtsgeschäft nichtig (§ 125 BGB) und damit auch die Befristung des Arbeitsvertrages unwirksam. Da nicht der Arbeitsvertrag selbst, sondern lediglich die Befristungsabrede diesem Schriftformerfordernis unterliegt, bezieht sich die Unwirksamkeitsfolge nicht auf den gesamten Arbeitsvertrag, sondern nur auf die Befristungsabrede. Ist die Befristung des Arbeitsvertrages wegen Nichteinhaltung des Schriftformerfordernisses (oder auch aus sonstigen Gründen) rechtsunwirksam, so gilt der befristete Arbeitsvertrag gemäß § 16 Teilzeit- und Befristungsgesetz als auf unbestimmte Zeit geschlossen. Bei Verletzung des Schriftformerfordernisses bei der Befristung des Arbeitsvertrages kommt somit automatisch ein unbefristetes Arbeitsverhältnis zu Stande. Allerdings muss ein Arbeitnehmer, der sich auf die Unwirksamkeit der Befristung des Arbeitsvertrages berufen will, innerhalb einer Frist von 3 Wochen nach dem vereinbarten Ende des befristeten Arbeitsvertrages Klage beim Arbeitsgericht auf Feststellung erheben, dass das Arbeitsverhältnis durch die Befristung nicht beendet wurde; andernfalls gilt die Befristung des Arbeitsvertrages als rechtswirksam.

Der Abschluss eines befristeten Arbeitsvertrages birgt im Hinblick auf das Schriftformerfordernis viele Fehlerquellen. Deswegen sollten Arbeitgeber rechtzeitig juristischen Rat einholen, um die Entstehung unbefristeter Arbeitsverhältnisse zu verhindern. Rechtzeitig bedeutet vor dem vereinbarten Arbeitsbeginn; sofern sich der Arbeitgeber auf eine Befristung ohne Sachgrund berufen will, ist in der Regel die Unterzeichnung des Arbeitsvertrages zur Einhaltung des Schriftformerfordernisses vor dem vereinbarten Arbeitsbeginn erforderlich. Arbeitnehmer sollten vor dem Auslaufen der Befristung des Arbeitsvertrages selbige überprüfen lassen, da eine gegen die Unwirksamkeit der Befristung des Arbeitsvertrages gerichtete Klage fristgebunden ist.