Gemäß § 109 Gewerbeordnung (GewO) hat der Arbeitnehmer bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses gegenüber dem Arbeitgeber einen gesetzlich geregelten Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis. Bis zur Änderung der Gewerbeordnung mit der Einfügung der Regelung des § 109 GewO zum 01.01.2003 war der Zeugnisanspruch in § 630 BGB geregelt. Mit der Änderung der Gewerbeordnung gilt § 630 BGB jedoch nicht mehr für Arbeitnehmer, sondern nur noch für die Erteilung eines Zeugnisses für sonstige Dienstverpflichtete. Abhängig von dem Inhalt des Zeugnisses unterscheidet man zwischen einem einfachen und einem qualifizierten Zeugnis, abhängig vom Zeitpunkt der Erteilung zwischen einem Zwischenzeugnis und einem (End-)Zeugnis.

Ein einfaches Zeugnis enthält lediglich gesetzliche Mindestanforderungen. In diesem Zeugnis ist keine Bewertung der Leistung und des Verhaltens des Arbeitnehmers enthalten, sondern lediglich Angaben zur Art und Dauer der Tätigkeit. Einfache Zeugnisse werden dann erteilt, wenn das Arbeitsverhältnis nur eine kurze Dauer hatte oder aber, wenn der Arbeitnehmer selbst einschätzt, dass ein qualifiziertes Zeugnis nicht positiv ausfallen würde. Der Arbeitnehmer kann aber auch verlangen, dass sich das Zeugnis zusätzlich auf die Leistung und das Verhalten im Arbeitsverhältnis erstreckt. Dann spricht man von einem qualifizierten Zeugnis. Regelmäßig wird das Zeugnis bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses erteilt. Nicht gesetzlich geregelt ist das Zwischenzeugnis. Ein solches kann von dem Arbeitnehmer nicht erst bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses, sondern schon während des laufenden Arbeitsverhältnisses verlangt werden, wenn hierfür ein berechtigtes Interesse oder ein triftiger Grund, wie z.B. längere Arbeitsunterbrechungen, ein Vorgesetztenwechsel oder eine Änderung der Tätigkeit, vorliegt.

Das Zeugnis ist gemäß § 109 GewO in Schriftform zu erteilen; die Erteilung in elektronischer Form ist nicht zulässig. Das Zeugnis ist eigenhändig zu unterzeichnen; die Unterzeichnung muss nicht zwingend durch den Arbeitgeber selbst oder den gesetzlichen Vertreter, sondern kann auch durch einen innerbetrieblichen Vertreter, der jedoch zumindest gegenüber dem Arbeitnehmer eine Vorgesetztenfunktion innegehabt haben muss, erfolgen. Unabdingbarer Bestandteil des Zeugnisses ist die Aufnahme des Ausstellungsdatums; das Ausstellungsdatum ist grundsätzlich das Datum, wann das Zeugnis tatsächlich ausgestellt wurde und nicht das Datum der Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Eine “Rückdatierung” ist allerdings von dem Arbeitgeber dann vorzunehmen, wenn er das Zeugnis trotz Verlangen des Arbeitnehmers nicht zeitnah erteilt hat.

Die Formulierung des Zeugnisses liegt mit einigen Einschränkungen grundsätzlich im Ermessen des Arbeitgebers, er hat die Formulierungshoheit. Neben den gesetzlichen Anforderungen bei der Abfassung des Zeugnisses, dass dieses klar und verständlich formuliert sein muss und keine Merkmale oder Formulierungen enthalten darf, die eine andere als aus der äußeren Form oder dem Wortlaut ersichtliche Aussage treffen (Verwendung von Geheimcodes), hat der Arbeitgeber die Grundsätze der Einheitlichkeit, der Vollständigkeit und der Zeugniswahrheit zu beachten. Auf der anderen Seite soll das Zeugnis wohlwollend formuliert sein und das berufliche Fortkommen des Arbeitnehmers nicht erschweren. Insbesondere das Erfordernis der wohlwollenden Formulierung und die Zeugniswahrheit stehen in der Praxis oftmals in einem Spannungsverhältnis.

Das Zeugnis beginnt üblicherweise mit persönlichen Angaben zu dem Arbeitnehmer, einer Unternehmensbeschreibung sowie einer Wiedergabe der Aufgaben und Tätigkeiten des Arbeitnehmers.

In der darauffolgenden Beurteilung der Leistung und des Erfolges werden zunächst Aspekte wie die Arbeitsbereitschaft, die Arbeitsbefähigung, Wissen und Weiterbildung, die Arbeitsweise und der Arbeitserfolg bewertet. Bei außertariflichen und leitenden Angestellten sind zudem Angaben über die Führungsumstände und den Führungserfolg aufzunehmen. In der Praxis hat sich im Zeugnis für die Bewertung der Leistung und des Erfolges abschließend eine zusammenfassende Leistungsbeurteilung bei Zugrundelegung einer Notenskala von 1 bis 5 in folgender bzw. ähnlicher Form durchgesetzt:

Note 1: Er/Sie hat die ihm/ihr übertragenen Aufgaben stets zu unserer vollsten Zufriedenheit erledigt.

Note 2: Er/Sie hat die ihm/ihr übertragenen Aufgaben stets zu unserer vollen Zufriedenheit erledigt.

Note 3: Er/Sie hat die ihm/ihr übertragenen Aufgaben zu unserer vollen Zufriedenheit erledigt.

Note 4: Er/Sie hat die ihm/ihr übertragenen Aufgaben zu unserer Zufriedenheit erledigt.

Note 5: Er/Sie hat ihm/ihr übertragenen Aufgaben im Großen und Ganzen zu unserer Zufriedenheit erledigt.

Der Leistungsbeurteilung folgt eine Bewertung des Sozialverhaltens gegenüber Internen (Kollegen und Vorgesetzten) sowie Externen (z.B. Kunden). Der Beendigungsgrund ist nur auf Wunsch des Arbeitnehmers aufzunehmen und häufig endet ein Zeugnis mit einer Dankes-Bedauern-Formel sowie Zukunftswünsche, wobei allerdings auf eine solche Schlussformulierung (Dank, Bedauern und Zukunftswünsche) kein Anspruch des Arbeitnehmers besteht.

Auch wenn die gesetzliche Anforderung an ein Zeugnis ist, dass dieses klar und verständlich formuliert sein muss, ist in der Praxis häufig genau das Gegenteil festzustellen. Bei kritischer Prüfung drücken scheinbar positive Formulierungen oft nur eine unterdurchschnittliche Bewertung aus.

Der Arbeitnehmer kann seinen Anspruch auf Erteilung eines Zeugnisses sowie auch auf Zeugnisberichtigung im Wege einer Klage vor dem Arbeitsgericht geltend machen. Bei einer Zeugnisberichtigungsklage ist zu beachten, dass der Arbeitnehmer grundsätzlich nur Anspruch auf ein Zeugnis hat, welches dann auch seinen Leistungen und seinem Verhalten entspricht (Grundsatz der Zeugniswahrheit), wobei die Meinungen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses hierüber nicht selten auseinandergehen. Im Rahmen der Darlegungs- und Beweislast hat sich im Klageverfahren im Normalfall folgende Verteilung herausgebildet: Ausgangspunkt für die Bewertung des Arbeitnehmers ist eine durchschnittliche Bewertung mit der Note 3. Hat der Arbeitgeber bereits ein durchschnittliches oder sogar überdurchschnittliches Zeugnis erstellt, ist es der Arbeitnehmer, der darlegen und gegebenenfalls auch beweisen muss, dass er Anspruch auf ein besseres Zeugnis hat. Hat dagegen der Arbeitgeber kein durchschnittliches, sondern nur ein unterdurchschnittliches Zeugnis erteilt, liegt die Darlegungs- und Beweislast, dass der Arbeitnehmer tatsächlich nur unterdurchschnittlich war, beim Arbeitgeber.